5-valkuilen wanneer Microsoft Teams voor telefonie wordt gebruikt.
Microsoft Teams is een populair platform dat communicatie en samenwerking in organisaties eenvoudiger maakt. Toch kan het gebruik van Teams ook voor uitdagingen zorgen. In dit blog bespreken we vijf veelvoorkomende valkuilen waar jouw klanten tegenaan kunnen lopen bij het gebruik van Microsoft Teams voor interne en externe communicatie. En belangrijker nog: hoe je als business partner deze kunt overwinnen.
Valkuil 1 – Bereikbaarheid neemt juist af
Een van de grootste voordelen van Teams is dat het communicatie centraliseert. Maar ironisch genoeg kan het ook leiden tot een afname van bereikbaarheid. Medewerkers worden overladen met meldingen, chats, en vergaderuitnodigingen, waardoor essentiële berichten soms verloren gaan. Dit kan frustratie veroorzaken bij eindgebruikers en vertragingen in de communicatie binnen teams.
Hoe dit te voorkomen:
Het is cruciaal om duidelijke regels op te stellen voor communicatie via Teams. Denk aan afspraken over het gebruik van @-mentions, het instellen van prioriteitsmeldingen en het organiseren van kanalen. Door bewust om te gaan met notificaties en workflows, kunnen gebruikers efficiënter werken en bereikbaar blijven.
Valkuil 2. Geen overzicht van aanwezigheid voor telefonistes en receptionisten
In een zakelijke omgeving is het belangrijk om snel te kunnen zien wie beschikbaar is. Wanneer naast Microsoft Teams andere communicatie-applicaties worden, is er onvoldoende overzicht van de aanwezigheid en beschikbaarheid van medewerkers; erg vervelend voor receptionisten en telefonisten. Dit kan leiden tot inefficiënte communicatie en frustratie bij klanten die proberen iemand te bereiken.
Hoe dit te voorkomen:
Met aanvullende tools die integreren met Teams, zoals My-Connect Dialogue van Pridis, kun je over meerdere platformen heen een beter overzicht bieden van de beschikbaarheid van medewerkers. Deze tools maken het eenvoudiger om gesprekken door te schakelen naar de juiste persoon op het juiste moment.
Valkuil 3. Verlies van controle: Teams-sprawl
Een veelvoorkomend probleem bij het gebruik van Teams is zogenaamde “Teams-sprawl” – een ongecontroleerde groei van teams, kanalen en gedeelde bestanden. Zonder duidelijke regels en structuren kan informatie zich snel opstapelen, waardoor het moeilijk wordt om overzicht te behouden. Dit leidt niet alleen tot frustratie bij eindgebruikers, maar ook tot tijdverlies en verminderde productiviteit.
Hoe dit te voorkomen:
Zorg voor een duidelijk beleid rondom het aanmaken en beheren van teams en kanalen. Door richtlijnen op te stellen en deze periodiek te evalueren, kun je een wildgroei aan informatie tegengaan. Daarnaast kunnen oplossingen zoals My-Connect Dialogue helpen om een duidelijke structuur te behouden en de vindbaarheid van informatie te verbeteren.
Valkuil 4. Gebrek aan verbinding
Hoewel Teams bedoeld is om samenwerking te bevorderen, kan het ook leiden tot een gevoel van isolatie. Virtuele communicatie vervangt persoonlijke interacties, wat vooral bij hybride werken of volledig remote teams een uitdaging kan zijn. Gebrek aan verbinding kan de teamdynamiek en motivatie van medewerkers negatief beïnvloeden.
Hoe dit te voorkomen:
Stimuleer regelmatig persoonlijke ontmoetingen, al is het maar via videovergaderingen. Creëer informele kanalen voor sociale interactie en zorg ervoor dat iedereen zich gehoord voelt. Het gebruik van tools die integreren met Teams kan helpen om communicatie soepeler te laten verlopen en verbinding te versterken.
Valkuil 5. Voortdurende updates zorgen voor problemen
Microsoft Teams wordt regelmatig geüpdatet met nieuwe functies en verbeteringen. Hoewel dit voordelen heeft, kunnen de updates ook voor problemen zorgen. Denk aan functionaliteiten die plotseling veranderen of verdwijnen, wat gebruikers in verwarring kan brengen en workflows kan verstoren.
Hoe dit te voorkomen:
Houd medewerkers op de hoogte van aankomende updates en organiseer korte trainingen of informatiesessies om veranderingen uit te leggen. Tools zoals My-Connect Dialogue kunnen ook helpen om een consistente gebruikerservaring te bieden, ongeacht de updates.
Webinar ‘Overwin de Valkuilen van Teams Telefonie’
De valkuilen van Microsoft Teams zijn niet onoverkomelijk, maar vragen om de juiste aanpak en hulpmiddelen. Tijdens ons webinar leggen we in detail uit hoe My-Connect Dialogue van Pridis al deze uitdagingen oplost. Van verbeterde bereikbaarheid en een duidelijk overzicht van aanwezigheid tot een betere structuur en minder stress door updates – wij laten zien hoe je Teams optimaal kunt benutten.